Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des renseignements personnels collectés via le site flatoutserver.com est:

Flatoutserver est une organisation de presse fondée le 4 mars 2020, constituée sous les lois de l'Ontario, Canada, et immatriculée sous le numéro 9357-2841 (Ontario) et le numéro d'entreprise fédéral 732918456 RC0001.

En tant que responsable du traitement, Flatoutserver détermine les finalités et les moyens du traitement des renseignements personnels collectés. Flatoutserver s'engage à traiter ces renseignements de manière équitable, transparente et conformément aux lois canadiennes sur la protection de la vie privée.

En vertu de la LPRPDE, Flatoutserver désigne le directeur de la publication, Mathieu Tremblay-Ouellet, comme responsable de la conformité en matière de protection des renseignements personnels. Toute demande relative à la protection de la vie privée peut lui être adressée à l'adresse courriel ci-dessus.

2. Données collectées

2.1 Données collectées via le formulaire de contact

Flatoutserver collecte uniquement les renseignements personnels que vous nous communiquez volontairement via le formulaire de contact disponible à la page /contact.html. Ces renseignements sont les suivants:

Nom et prénom

Obligatoire. Permet d'identifier la personne qui nous contacte et de personnaliser notre réponse.

Organisation ou entreprise

Facultatif. Nous aide à comprendre le contexte professionnel de votre demande.

Adresse courriel

Obligatoire. Nécessaire pour vous répondre. Aucune utilisation à des fins de marketing sans consentement explicite.

Numéro de téléphone

Facultatif. Utilisé uniquement si vous préférez une réponse téléphonique et que vous indiquez cette préférence.

Contenu du message

Obligatoire. La nature de votre demande ou de votre question.

2.2 Données stockées localement dans votre navigateur

Flatoutserver utilise le stockage local du navigateur (localStorage) pour enregistrer vos préférences de consentement aux témoins (cookies). La clé de stockage utilisée est fos_consent_v1, avec une durée de vie de 365 jours. Cette donnée:

• Est stockée uniquement sur votre appareil et ne nous est pas transmise;
• Contient votre choix d'acceptation ou de refus des différentes catégories de témoins;
• Ne contient aucun renseignement personnel identifiable (nom, courriel, identifiant unique);
• Peut être effacée à tout moment en effaçant les données de site dans votre navigateur.

2.3 Données non collectées

Flatoutserver ne collecte pas les types de données suivants sans votre consentement explicite et préalable:

• Pixels de suivi ou balises web intégrées dans des courriels;
• Données de localisation géographique précise;
• Profils comportementaux basés sur la navigation;
• Données biométriques ou données de santé;
• Données de tiers à des fins publicitaires.

Flatoutserver ne recourt pas à des systèmes de prise de décision automatisée ou de profilage ayant des effets juridiques ou significatifs sur les personnes concernées.

3. Finalités et bases légales (LPRPDE)

Conformément au Principe 3 de la LPRPDE (identification des fins), Flatoutserver traite les renseignements personnels collectés aux fins suivantes:

Répondre à vos demandes de contact

Base légale: consentement (article 7 de la LPRPDE) et intérêt légitime de l'organisation à entretenir des relations avec ses interlocuteurs. Vous avez soumis volontairement vos coordonnées en vue d'obtenir une réponse de notre part.

Établissement et gestion des relations d'affaires

Base légale: nécessité contractuelle. Lorsqu'une demande de contact aboutit à une commande de services, vos coordonnées sont nécessaires à l'exécution du contrat de service entre les parties.

Obligations légales comptables et fiscales

Base légale: obligation légale. Les renseignements figurant sur les factures (nom, coordonnées, numéro d'entreprise pour les clients professionnels) doivent être conservés conformément à la Loi de l'impôt sur le revenu (L.R.C. 1985, ch. 1 (5e suppl.)) et à la Loi sur la taxe d'accise (L.R.C. 1985, ch. E-15).

Amélioration de nos services

Base légale: intérêt légitime. Nous utilisons les retours de nos clients (anonymisés) pour améliorer nos services, sans traitement de données à caractère personnel à des fins d'analyse comportementale ou de profilage.

Conformément au Principe 4 de la LPRPDE (limitation de la collecte), Flatoutserver ne collecte que les renseignements personnels nécessaires aux finalités identifiées ci-dessus. Nous ne collectons pas de renseignements «au cas où» et ne conservons pas de données au-delà des durées nécessaires.

Flatoutserver n'utilise pas les renseignements personnels à des fins incompatibles avec celles pour lesquelles ils ont été collectés, sans obtenir un nouveau consentement ou sans pouvoir se fonder sur une autre base légale valable.

4. Conservation des données

Flatoutserver applique les durées de conservation suivantes pour les renseignements personnels, conformément au Principe 5 de la LPRPDE (limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation):

Demandes de contact (formulaire)

Maximum douze (12) mois à compter du dernier échange avec la personne concernée. Passé ce délai, les messages de contact sont supprimés définitivement ou anonymisés (les renseignements personnels identifiables sont retirés du message). Si la demande a abouti à une relation contractuelle, les délais applicables aux dossiers clients s'appliquent.

Dossiers clients et documents comptables

Sept (7) ans suivant la fin de l'exercice fiscal au cours duquel la transaction a eu lieu, conformément aux exigences de l'Agence du revenu du Canada (ARC) en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu et de la Loi sur la taxe d'accise. Ces dossiers incluent: les contrats signés, les factures, les reçus de paiement et la correspondance contractuelle.

Candidatures spontanées et CV

Six (6) mois à compter de la réception, puis suppression définitive, sauf si le candidat a expressément consenti à une conservation prolongée pour des opportunités futures.

Préférences de témoins (localStorage)

Trois cent soixante-cinq (365) jours, stockées localement dans votre navigateur. Non transmises à Flatoutserver.

À l'expiration des durées de conservation applicables, Flatoutserver procède à la suppression ou à l'anonymisation sécurisée des renseignements personnels. Les données anonymisées (ne permettant plus d'identifier une personne physique) peuvent être conservées à des fins statistiques sans durée limite.

5. FormSubmit.co

5.1 Nature du service

Le formulaire de contact du site flatoutserver.com utilise le service tiers FormSubmit.co, un service américain de traitement et de routage de formulaires en ligne. Lorsque vous soumettez le formulaire de contact, les données que vous saisissez (nom, courriel, message, et tout autre champ rempli) sont transmises aux serveurs de FormSubmit.co, situés aux États-Unis, avant d'être acheminées vers notre boîte courriel.

5.2 Transfert de données vers les États-Unis

Ce transfert de données vers les États-Unis est effectué en toute transparence. Vous en êtes informé par la présente Politique et par la notice présente dans le formulaire de contact. En soumettant le formulaire, vous consentez à ce transfert transfrontalier de données.

Flatoutserver a retenu FormSubmit.co comme prestataire de service de formulaire en raison de sa simplicité d'intégration et de sa politique de non-conservation des données des utilisateurs pour ses propres fins. FormSubmit.co traite les données soumises aux fins suivantes:

• Routage du message vers notre adresse courriel bonjour@flatoutserver.com;
• Protection anti-spam (filtrage des soumissions automatisées non sollicitées).

FormSubmit.co déclare ne pas conserver les données soumises à des fins propres ni ne les revendre ou partager à des tiers. Toutefois, Flatoutserver vous invite à consulter la politique de confidentialité de FormSubmit.co disponible à l'adresse formsubmit.co pour obtenir les informations les plus récentes sur leurs pratiques.

5.3 Mesures compensatoires

Flatoutserver reconnaît que le cadre juridique américain en matière de protection des données diffère du cadre canadien (LPRPDE). En cas de préoccupations relatives au transfert de vos données vers les États-Unis via FormSubmit.co, vous pouvez nous contacter directement par courriel à bonjour@flatoutserver.com, par téléphone au (613) 555-0192, ou par courrier postal à notre adresse d'Ottawa, sans passer par le formulaire en ligne. Flatoutserver traitera toute demande reçue par ces canaux alternatifs avec la même diligence.

5.4 Responsabilité

Conformément aux principes de responsabilité de la LPRPDE (Principe 1), Flatoutserver demeure responsable des renseignements personnels transférés à FormSubmit.co dans le cadre de la présente politique et s'assure que ce prestataire offre un niveau de protection adéquat.

6. Amazon Web Services Canada (hébergeur)

6.1 Rôle d'hébergeur

Le site web flatoutserver.com est hébergé sur l'infrastructure d'Amazon Web Services Canada, dont les centres de données sont situés au Canada (région AWS Canada / Toronto). Dans ce cadre, Amazon Web Services agit en qualité de sous-traitant technique (data processor) pour le compte de Flatoutserver.

6.2 Localisation des données

Les données constituant le site web (fichiers HTML, CSS, JavaScript, images) ainsi que les journaux de serveur (server logs) éventuels sont hébergés dans des centres de données AWS situés au Canada. Aucun renseignement personnel n'est transféré en dehors du Canada par AWS dans le cadre de cet hébergement.

6.3 Conformité et certifications

Amazon Web Services Canada respecte les lois canadiennes sur la protection des renseignements personnels. AWS dispose de certifications de sécurité reconnues (ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018, SOC 1/2/3) et propose des accords de traitement de données conformes aux exigences des lois sur la protection des données applicables au Canada. L'accord de traitement de données (DPA) applicable entre Flatoutserver et AWS régit le traitement de données personnelles par AWS au nom de Flatoutserver. Pour en savoir plus sur les engagements de confidentialité d'AWS, consultez aws.amazon.com/fr/compliance/data-privacy/.

7. Partage avec des tiers

Flatoutserver s'engage à ne pas vendre, louer, commercialiser, échanger ou divulguer vos renseignements personnels à des tiers à des fins commerciales ou à des fins incompatibles avec les finalités décrites dans la présente Politique.

Les renseignements personnels peuvent être partagés uniquement dans les situations suivantes:

FormSubmit.co - Service de formulaire de contact

Tel que décrit à l'article 5, les données soumises via le formulaire de contact transitent par les serveurs de FormSubmit.co aux États-Unis pour acheminement vers notre boîte courriel. Ce transfert est réalisé avec votre consentement, documenté par la présente Politique.

Amazon Web Services Canada - Hébergeur

Tel que décrit à l'article 6, AWS Canada agit en qualité de sous-traitant technique pour l'hébergement du site. L'accès d'AWS aux données est limité à ce qui est techniquement nécessaire pour fournir les services d'hébergement.

Obligations légales

Flatoutserver peut être tenu de divulguer des renseignements personnels si la loi l'y oblige, notamment en réponse à une ordonnance judiciaire valide, à une injonction émise par un tribunal compétent, ou à une demande légale formulée par une autorité gouvernementale canadienne habilitée. Dans de tels cas, Flatoutserver s'engage à: (a) n'divulguer que les renseignements strictement requis par la demande légale; (b) informer la personne concernée dans les plus brefs délais, dans la mesure où la loi le permet; (c) s'opposer par voie légale à toute demande excessive ou insuffisamment fondée.

Professionnels de conseil

Dans le cadre de l'exercice normal de ses activités, Flatoutserver peut partager des renseignements personnels avec ses avocats, comptables ou autres conseillers professionnels, sous réserve d'obligations de confidentialité strictes.

Flatoutserver ne cède et ne partagera pas vos renseignements personnels dans le cadre d'une vente, d'une fusion ou d'une acquisition potentielle sans vous en informer préalablement et sans obtenir votre consentement dans la mesure requise par la LPRPDE.

8. Droits des personnes concernées

Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et, pour les résidents du Québec, à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25), vous disposez des droits suivants à l'égard de vos renseignements personnels détenus par Flatoutserver:

Droit d'accès

Vous avez le droit de demander confirmation que Flatoutserver détient des renseignements personnels vous concernant, et d'obtenir une copie de ces renseignements ainsi que des informations sur les fins pour lesquelles ils sont utilisés et les tiers auxquels ils ont été communiqués.

Droit de rectification

Si vous constatez que des renseignements personnels vous concernant sont inexacts, incomplets ou périmés, vous avez le droit de demander leur correction ou leur mise à jour. Flatoutserver effectuera les corrections requises dans un délai raisonnable et informera les tiers concernés si nécessaire.

Droit de retrait du consentement

Dans la mesure où le traitement est fondé sur votre consentement, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment. Le retrait du consentement ne porte pas atteinte à la licéité du traitement effectué antérieurement au retrait. Certains traitements nécessaires à l'exécution d'un contrat ou au respect d'obligations légales ne peuvent pas être stoppés sur cette seule base.

Droit à la suppression

Vous pouvez demander la suppression de vos renseignements personnels, sous réserve des obligations légales de conservation applicables (voir article 4). Flatoutserver ne peut pas supprimer les renseignements personnels dont la conservation est requise par la loi (par exemple, les données comptables conservées pendant 7 ans en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu).

Droit à la portabilité (Loi 25 - Québec)

Les résidents du Québec disposent du droit de recevoir les renseignements personnels qu'ils ont fournis à Flatoutserver dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

8.1 Exercice de vos droits

Pour exercer l'un ou plusieurs de ces droits, veuillez nous adresser une demande écrite par courriel à bonjour@flatoutserver.com avec l'objet «Demande de droits LPRPDE». Afin de traiter votre demande et de protéger vos renseignements contre tout accès non autorisé, nous pourrons vous demander de fournir une preuve d'identité raisonnable.

Flatoutserver s'engage à accusé réception de votre demande dans les cinq (5) jours ouvrables et à y répondre dans un délai maximal de trente (30) jours civils. Si votre demande est complexe ou si vous exercez plusieurs droits simultanément, ce délai peut être prolongé de trente (30) jours supplémentaires, sous réserve d'une notification préalable.

L'exercice de ces droits est gratuit. Cependant, si une demande est manifestement infondée ou excessive (notamment en raison de son caractère répétitif), Flatoutserver se réserve le droit d'exiger des frais raisonnables ou de refuser de donner suite, en justifiant sa décision.

9. Plainte auprès de l'autorité de contrôle

Si vous estimez que Flatoutserver ne respecte pas ses obligations en matière de protection des renseignements personnels, nous vous invitons d'abord à nous contacter directement à bonjour@flatoutserver.com afin que nous puissions traiter votre préoccupation. Nous nous engageons à examiner toute plainte de manière équitable et diligente.

Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, ou si vous préférez contacter directement l'autorité de surveillance, vous pouvez déposer une plainte auprès du:

L'OPC est l'autorité fédérale indépendante chargée de superviser le respect de la LPRPDE par les organisations du secteur privé au Canada. Son mandat comprend la réception de plaintes, la conduite d'enquêtes et l'émission de recommandations.

9.1 Loi 25 - Résidents du Québec

Les résidents du Québec dont les renseignements personnels sont collectés ou traités par Flatoutserver dans le cadre d'activités dirigées vers le Québec peuvent également s'adresser à:

La Loi 25 (Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé) renforce les droits des résidents québécois en matière de protection de la vie privée et impose des obligations supplémentaires aux organisations qui traitent leurs renseignements personnels. Flatoutserver s'engage à respecter ces obligations dans la mesure où elles lui sont applicables.

10. Modifications de la politique

Flatoutserver se réserve le droit de modifier la présente Politique de confidentialité à tout moment, notamment pour refléter des changements dans nos pratiques de traitement des données, l'évolution des lois applicables, des modifications de nos prestataires de services, ou des changements dans notre offre de services.

Toute modification substantielle de la Politique sera signalée de la manière suivante:

• Mise à jour de la date «Entre en vigueur» en haut de cette page;
• Publication de la nouvelle version sur la présente page avec un préavis raisonnable (généralement trente (30) jours pour les modifications substantielles);
• Pour les modifications qui affectent de manière significative vos droits ou la manière dont vos données sont traitées, notification par courriel aux personnes avec lesquelles nous avons une relation active, si leurs coordonnées sont disponibles.

Les modifications de la Politique prennent effet à la date d'entrée en vigueur indiquée. Votre utilisation continue du site après cette date vaut acceptation des modifications. Si vous n'acceptez pas les modifications, vous avez la possibilité de vous abstenir d'utiliser le site et de demander la suppression de vos renseignements personnels conformément à l'article 8.

Nous vous encourageons à consulter régulièrement la présente Politique afin de rester informé de nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels. Les versions antérieures de la Politique peuvent être obtenues sur demande à bonjour@flatoutserver.com.

11. Cookies et témoins

Le site flatoutserver.com utilise des témoins (cookies) et le stockage local du navigateur (localStorage) pour assurer le bon fonctionnement du site et, avec votre consentement, pour des fonctionnalités supplémentaires.

11.1 Témoins nécessaires

Certains témoins sont strictement nécessaires au fonctionnement du site et ne requièrent pas votre consentement. Ils permettent notamment de mémoriser vos préférences en matière de consentement aux témoins (clé fos_consent_v1 dans le localStorage, durée 365 jours) et d'assurer la sécurité de la navigation.

11.2 Témoins facultatifs

Des témoins fonctionnels, analytiques, publicitaires et de personnalisation peuvent être activés avec votre consentement. Vous pouvez gérer vos préférences pour chaque catégorie de témoins à tout moment via le bouton «Paramètres de cookies» présent en bas de page.

11.3 Politique complète sur les cookies

Pour des informations détaillées sur chaque catégorie de témoins utilisés, leur durée de vie, leur finalité et la manière de les désactiver, veuillez consulter notre politique complète sur les cookies.

11.4 Gestion des préférences

Vous pouvez modifier vos préférences de cookies à tout moment en cliquant sur le bouton «Paramètres de cookies» situé dans le pied de page du site. Vous pouvez également désactiver les cookies directement dans les paramètres de votre navigateur, bien que cela puisse affecter certaines fonctionnalités du site. La plupart des navigateurs modernes (Chrome, Firefox, Safari, Edge) proposent des options de gestion des cookies dans leurs paramètres de confidentialité.

12. Contact

Pour toute question, commentaire ou demande relative à la présente Politique de confidentialité, à la protection de vos renseignements personnels, à l'exercice de vos droits (article 8) ou à nos pratiques de traitement des données, veuillez nous contacter par l'un des moyens suivants:

Vous pouvez également utiliser notre formulaire de contact en ligne (en précisant que votre demande concerne la protection des renseignements personnels). Veuillez noter que l'utilisation du formulaire de contact implique le transfert de vos données via FormSubmit.co, tel que décrit à l'article 5. Si vous préférez éviter ce transfert pour votre demande relative à la vie privée, utilisez le courriel direct ou le courrier postal.

Pour les questions relatives à l'accord de traitement des données (DPA) applicable aux clients professionnels, veuillez consulter notre Convention DPA.

Pour les questions relatives aux conditions contractuelles et aux modalités de service, veuillez consulter nos conditions d'utilisation et de service.

Pour les informations légales générales sur Flatoutserver (identité de l'éditeur, hébergeur, juridiction), veuillez consulter nos mentions légales.